Softmine Document Safe 3.0 für die revisionssichere Archivierung von Emails und Dokumenten

Softmine Document Safe
Softmine Document Safe

Warum archivieren? E-Mail-Archivierung ist Chefsache!
Die E-Mail als geschäftsrelevantes Kommunikationsmittel gewinnt
immer mehr an Bedeutung und löst nach und nach andere
Kommunikationsmittel wie Brief oder Fax ab. Sie ist zu einem
wichtigen Bestandteil für jedes Unternehmen geworden und erfordert
eine individuell angepasste Strategie. Eine dauerhafte E-Mail-
Archivierung entlastet nicht nur die E-Mail-Systeme und bietet eine
zentrale Sicherungsmöglichkeit, sondern sie erfüllt auch die bereits
bestehenden gesetzlichen Vorgaben. Der Gesetzgeber stellt den
gesamten geschäftlichen E-Mail-Verkehr einem Handelsbrief gleich.
Gemäß § 257 HGB muss elektronische Post revisionssicher archiviert
werden. Für die einzelnen Unternehmen sind nicht nur die gesetzlichen
Vorgaben, wie sie in den GDPdU und im HGB verankert sind,
maßgeblich. Auch die ISO 9000 Richtlinien im Zusammenhang mit
Basel II und dem Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im
Unternehmensbereich (KonTraG) sind bei der Entscheidung für
eine zentrale E-Mail-Archivierung relevant.
Bereits 2002 hat das Bundesfinanzministerium die Auflage zur elektronischen Archivierung sämtlicher steuerrelevanter Daten für 10 Jahre und aller weiterer Daten für 6 Jahre erlassen. Betriebswirtschaftlich und steuerrechtlich relevante E-Mails müssen mit samt ihren Anhängen auf Anfrage jederzeit verfügbar gemacht werden. Die E-Mail-Archivierung sollte nicht dem einzelnen Anwender überlassen werden, vielmehr muss sie zentral und gesetzeskonform umgesetzt werden.

E-Mail-Archivierung ist Pflicht: Seit 2002 müssen Sie als Unternehmer geschäftliche E-Mails revisionssicher archivieren und jederzeit vorzeigen können (siehe GDPdU, KonTraG, § 238 Abs. 2, § 257 und § 261 des HGB, § 146 Abs. 5 und § 147 der AO und Norm ISO 9001).

Der Softmine Document Safe leistet, was Ihr E-Mail-System nicht kann: Eine dauerhafte, fälschungssichere Archivierung, die die gesetzlichen Vorgaben erfüllt. Der SDS verwahrt Ihre Post sicher – wenn nötig, jahrzehntelang.

Der Softmine Document Safe bietet Ihnen ein Höchstmaß an Komfort: Sie bestimmen die Regeln, nach welchen archiviert wird – den Rest erledigt der SDS. Über eine sichere Web-basierte Oberfläche können Sie jederzeit auf Ihre archivierte Post zugreifen. Eine einfach zu bedienende und leistungsstarke Suche hilft, E-Mails in Sekundenschnelle zu finden.

Der Softmine Document Safe ist vielfältig einsetzbar: Nicht nur E-Mails, sondern auch beliebige andere Dokumente können Sie mit SDS archivieren. Ein wichtiges Dokument wurde versehentlich gelöscht? Kein Problem: Stellen Sie es einfach per Mausklick wieder her. Datenverlust ist mit SDS kein Thema mehr.

Softmine Document Safe: gesetzeskonform, komfortabel und flexibel
Ob 10 oder 1.000 E-Mail-Konten: Softmine Docuemnt Safe (kurz SDS) archiviert den E-Mail-Verkehr sämtlicher E-Mail-Konten gesetzeskonform und revisionssicher. SDS ist ein komplettes, kostengünstiges und skalierbares System, das sich transparent in nahezu jedes bestehende E-Mail-System integrieren lässt. Selbstverständlich kann SDS auch zur Wiederherstellung versehentlich gelöschter E-Mails oder ganzer Postfächer genutzt werden. Ein intuitives Webinterface ermöglicht eine effektive und einfache Wiederherstellung.

SDS – Die Funktionsweise

Funktionsweise des SDS
Funktionsweise des SDS

Die eingehenden E-Mails passieren zunächst die vorhandenen Filter (SPAM, Viren, etc.). Anschließend werden sie nach den gesetzlichen Empfehlungen signiert und fälschungssicher in das Langzeitarchiv integriert. Die Archivierung ist je nach Ihren Vorstellungen flexibel einsetzbar. So kann zum Beispiel sichergestellt werden, dass nur E-Mails von oder an definierte E-Mail-Adressen oder E-Mails mit einem bestimmten Inhalt archiviert werden.
Die Daten des Langzeitarchivs können auf bestehenden Speichertechnologien (RAID, lokale Festplatten, NFS, SMB, SAN, etc.) abgelegt werden. Eine Einbindung des E-Mail-Archivs in Ihre Backup-Strategie ist problemlos möglich.
Ist die Archivierung durch den SDS erfolgreich ab­geschlossen, wird die E-Mail an den eigentlichen Mail-Server weitergeleitet. Kann der SDS die E-Mail nicht archivieren (beispielsweise aufgrund mangelnden Speicherplatzes), wird die E-Mail so lange in der Warteschlange gehalten, bis sie archiviert werden kann. Somit gelangen keine unarchivierten E-Mails in die Postfächer. Ausgehende E-Mails werden analog zu dem beschriebenen Verfahren archiviert.

Zugriff auf das Archiv
Der Zugriff auf das Archiv erfolgt über ein komfortables Web-Frontend, über das sich Benutzer und Administratoren anmelden können. Das Frontend bietet eine intuitive und einfach zu bedienende Suche zum schnellen Auffinden von archivierten E-Mails.Der Zugriff auf das Archiv kann entsprechend Ihrer Vorstellungen und Sicherheitsrichtlinien gestaltet werden. Sofern diese es erlauben, können archivierte E-Mails und Anhänge betrachtet und heruntergeladen werden. Gelöschte E-Mails sind per Mausklick wiederherstellbar.

Archivierung beliebiger Dokumente
Mit Hilfe einer XML-Schnittstelle ist es möglich beliebige Dokumente an den SDS zu übergeben. Für das Archivieren von Telefax-Dokumenten sowie für die Archivierung von Ausdrucken (ArchivePrint), bieten wir Ihnen zusätzliche Module an. Für alle weiteren Dokumententypen bzw. für spezielle Umgebungen bieten wir Ihnen gern Anpassungsprogrammierungen nach Maß an. Somit wird es möglich, quasi jede Form von Dokumenten aus Ihrem gewohnten Workflow komfortabel in den SDS zu integrieren und rechts- sowie revisionssicher zu archivieren.

Volltextsuche in Anhängen
Die überarbeitete noch leistungsfähigere Volltextsuche findet den gesuchten Text nun auch in an E-Mails angefügten Anhängen. Dafür werden die meisten, textbasierten Dateiformate wie z.B. PDF oder DOC unterstützt. Die Einbindung einer externen OCR-Software zur automatischen Erkennung von Textmustern z.B. innerhalb von eingescannten Dokumenten ist ebenfalls möglich, wodurch auch diese mit der neuen Volltextsuche einfach durchsuchbar werden.

Vier-Augen-Modus
Im Vier-Augen-Modus können Dokumente im Archiv nur angesehen werden, wenn sich zwei entsprechend autorisierte Benutzer gemeinsam am Archiv authentifizieren.

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